文書檔案外包服務(wù)的六大注意事項

2022/07/28

　　隨著企業(yè)的不不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案數(shù)量也隨之增加，越來越多的文書檔案數(shù)量也導(dǎo)致了企業(yè)不得不花更多的精力在整理檔案上，這樣成本就會很高，相比之下文書檔案進行外包的話會大大降低企業(yè)對檔案管理人員的需求和降低成本等。那么在進行文書檔案外包時需要注意哪些事項呢？下面就跟著銀雁科技一起來了解一下吧！

　　1、基本要求

　　檔案管理外包服務(wù)管理體系完善，合規(guī)管理良好、保密管理、風(fēng)險管理、知識產(chǎn)權(quán)管理、環(huán)境管理水平。

　　2、法規(guī)/標準要求

　　符合國家有關(guān)政策，嚴格按照國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)標準開展檔案寄存服務(wù)，規(guī)范化、專業(yè)化、必要時可在招標文件中列出相關(guān)制度、標準名稱和編號。

　　3、檔案存儲環(huán)境的要求

　　檔案專用倉庫可提供足夠的存儲空間，硬件設(shè)施條件必須滿足檔案要求“八防”質(zhì)量和標準應(yīng)符合要求《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》和《中華人民共和國檔案法》的要求?！吨腥A人民共和國檔案法實施辦法》關(guān)于檔案倉庫建設(shè)和管理的有關(guān)規(guī)定。

　　4、檔案倉庫安全要求

　　全方位的安全系統(tǒng).人工執(zhí)勤24小時.中央閉路電視監(jiān)控.動態(tài)監(jiān)控系統(tǒng).電子門禁系統(tǒng)等。

　　5、檔案信息保密要求

　　這一點非常重要。寄存服務(wù)提供商必須與員工簽訂保密協(xié)議或承諾，以確保員工在任職或離職時保持保守的國家秘密.需求方企業(yè)的商業(yè)秘密。員工違反保密協(xié)議的，存儲服務(wù)提供商應(yīng)當承擔(dān)連帶責(zé)任。未經(jīng)需求方事先書面許可，存儲服務(wù)提供商不得向任何第三方披露存儲需求方檔案（包括其他秘密或敏感信息）或保留需求方檔案（包括副本）；國家司法機關(guān)、國家行政機關(guān)依法要求披露檔案的，應(yīng)當立即通知檔案寄存方。

　　6、提供使用環(huán)節(jié)的服務(wù)要求

　　查閱文件方便、快速、安全、規(guī)范；使用提供商提供自己的特殊文件交付車輛，及時、安全地提供各種文件交付服務(wù)；指文件提交授權(quán)人，確保文件安全。

　　以上就是文書檔案外包時需要注意的問題了。相信隨著相關(guān)法律法規(guī)的完善和行業(yè)發(fā)展的日趨成熟，檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)將在企業(yè)的檔案管理中發(fā)揮越來越大的作用。