如何選擇檔案服務(wù)公司？

　　現(xiàn)如今很多企業(yè)都會(huì)面臨著日益增長(zhǎng)的檔案數(shù)量，越來越多的檔案數(shù)量，導(dǎo)致企業(yè)不得不花費(fèi)大量時(shí)間來整理，也要花費(fèi)大量的金錢來租借檔案場(chǎng)地和聘請(qǐng)檔案專業(yè)人員。因此很多企業(yè)在比較之下選擇將商業(yè)檔案的存儲(chǔ)放在專門提供檔案服務(wù)的企業(yè)。

　　一、公司規(guī)模

　　即考察公司的注冊(cè)資金、員工規(guī)模、經(jīng)營(yíng)范圍等情況。所以應(yīng)要選擇注冊(cè)資金100萬元以上、員工人數(shù)50人以上、業(yè)務(wù)范圍里有數(shù)字加工服務(wù)項(xiàng)目的科技公司進(jìn)行外包。如銀雁科技檔案外包服務(wù)，相對(duì)來說這類公司有一定基礎(chǔ)與規(guī)模，公司從長(zhǎng)遠(yuǎn)利益和可持續(xù)發(fā)展角度考慮，加工時(shí)一般不會(huì)粗制濫造，加工質(zhì)量和售后服務(wù)也相對(duì)的有保障。

　　二、業(yè)務(wù)能力

　　即考察公司是否具備數(shù)字化加工相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)能力。檔案數(shù)字化加工有別于機(jī)械五金、電子元配件的加工，特殊的加工對(duì)象決定了檔案加工有自己獨(dú)特的工作紀(jì)律與要求。因此從檔案保護(hù)、信息保密、加工質(zhì)量等多方面進(jìn)行考慮，最好就是選擇一家有檔案意識(shí)、懂檔案業(yè)務(wù)的公司來外包。

　　三、技術(shù)狀況

　　即考察公司是否具備從事檔案數(shù)字化加工的技術(shù)條件。檔案數(shù)字化加工對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的要求并不算太高，一般的科技服務(wù)公司都有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)能力承攬這項(xiàng)加工業(yè)務(wù)。與此同時(shí)他們也都具備加工必須的硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)配置、軟件平臺(tái)。

　　但是光有技術(shù)和設(shè)施仍不能勝任檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化有一套工作流程、多個(gè)加工環(huán)節(jié)，從檔案加工之前的處理到檔案拆卷、圖像掃描、圖像處理、圖像合并、文字識(shí)別、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、光盤刻錄、數(shù)據(jù)掛接到實(shí)體還原，每一個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的技術(shù)指標(biāo)與規(guī)范要求。

　　四、管理水平

　　了解外包公司的數(shù)字化加工管理水平，除了看公司是否有完善的管理制度和有無對(duì)管理人員進(jìn)行規(guī)范培訓(xùn)外，還要看管理人員項(xiàng)目經(jīng)理的實(shí)際管理能力如何。一般情況下檔案數(shù)字化加工采用的是本地化加工方式，意思就是檔案所在單位指定的場(chǎng)所來進(jìn)行加工。加工過程中的管理工作由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)，因此項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平高低對(duì)加工質(zhì)量的好壞起著決定性的作用。而外包公司的整體管理水平也充分體現(xiàn)在項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平上。

　　五、反饋信息

　　即通過用戶反饋的信息來判斷外包公司的數(shù)字化加工工作成效。眾所周知外包公司為了獲取訂單，通常都會(huì)絞盡腦汁在宣傳方面塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透過現(xiàn)象看清楚本質(zhì)，深入了解檔案外包服務(wù)公司的真實(shí)加工狀況，還得傾聽來自用戶方的真實(shí)感受。

　　企業(yè)的檔案部門根據(jù)用戶反饋的意見，結(jié)合其它考察內(nèi)容，綜合評(píng)價(jià)外包公司的數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量，最終來決定檔案是否委托外包。